10 KOMMUNIKÁCIÓS SZEMPONT, AMI SIKERESEBBÉ TESZ EGY ÜZLETI MEGBESZÉLÉSNÉL, VAGY TÁRGYALÁSNÁL
Egy megbeszélésnél, tárgyalásnál vagy előadásnál mindenki a saját egyénisége alapján beszél. Életünk során a tapasztalatainkra építve kialakítottunk egyfajta szóhasználatot, egy csak ránk jellemző kommunikációt (legalább is így gondoljuk). Aki nem tanult korábban kommunikációt, az a megbeszélések hatékonyságát, saját üzleti eredményességét ez alapján méri. Vannak azonban olyan kommunikációs elvek, amelyek használata kerülendő egy tárgyalás, üzleti beszélgetés során. Nézzünk meg 7 darabot ezekből.
1. Mindig tisztázzuk a tényeket!
Nagyon félremehet egy beszélgetés, sőt egy vita, ha nem értünk egyet az alapokban, vagyis másként értelmezzük a tényeket. Ha a tényekben egyetértünk, akkor már követhetik azt a vélemények. Ebben az esetben van alapunk vitába bonyolódni, és érvelni az igazunk mellett, ill. keresni a közös igazságot.
A legszenvedélyesebb viták olyan dolgokról folynak, amelyeknél egyik félnek sincsenek kétségbevonhatatlan bizonyítékai. Előfordul, hogy egy megbeszélés során többször is vissza kell térni annak tisztázásához, hogy mit kezelünk tényként és mit véleményként. Így célunk sohasem a másik állításainak cáfolata, hanem a saját álláspontunk minél világosabb kifejtése legyen. Ha kell, akkor azt módosíthatjuk a partner érvei alapján.
2. Ne beszéljünk fölöslegesen!
„Ne beszélj, hacsak nem javítod vele a hallgatást”, mondták a régi bölcsek. Vannak, akik azért beszélnek, hogy elrejtsék a gondolataikat. Sokkal többen vannak azonban azok, akik a gondolkozás helyet beszélnek. A sok fölösleges beszéd mögött elvész a lényeg, próbáljunk meg fókuszálni a kitűzött célunkra. Mindezek mellett azonban ne legyünk túl direktek sem, mert az elriaszthatja az emberek egy jelentős részét.
Mondandónk legyen összeszedett, konkrét. Sokat segít, ha a megbeszélés előtt felkészülünk, átgondoljuk mondanivalónkat, megtervezzük a lépéseket, ahogyan szeretnénk haladni. Az sem baj, ha készítünk egy vázlatot, melybe beletekintve tudjuk, hogy mi a következő lépés, illetve nem fogunk kifelejteni egy gondolatot sem.
3. Ne szakítsuk félbe a másikat!
Még akkor sem, ha úgy érezzük, hogy nincs igaza, és akkor sem, ha vannak érveink, amelyekkel támogatjuk a partnerünk mondanivalóját, de főleg akkor ne, ha nem értünk egyet vele. A másik félbeszakítása nem csak udvariatlanság, hanem annak kifejezése, hogy nem igazán érdekel az álláspontja, nekünk csak a sajátunk a fontos. Mindig várjuk meg, míg befejezi a mondanivalóját, majd utaljunk vissza rá. Ha több témát is érint, akkor térjünk vissza akár az elsőhöz is, ha érveink vannak mellette vagy ellene.
Amennyiben túl sokat beszél a partnerünk, inkább jegyezzük le a kulcsszavakat, amire akarunk majd reflektálni.
Mit tegyünk akkor, ha a beszélgető partnerünk szakít félbe minket? Először is ne sértődjünk meg, és főleg ne oktassuk ki ekképpen: „Én is végig hallgatlak, te se szólj közbe!”. Hagyjuk abba beszédünket, fogadjuk a kérdést, vagy véleményt, válaszoljuk meg, majd folytassuk ott, ahol abbahagytuk, ha még releváns az információnk. Ha a kommunikációs partnerünk udvariasan jelzi, hogy mondani akar valamit, akkor is hagyjuk abba a beszédünket, hallgassuk meg őt, és egész nyugodtan folytassuk a mondandónkat ott, ahol abbahagytuk, ha még ezután is lényegesnek találjuk azt.
4. Kerüljük a tisztán személyes természetű témákat!
Ne beszéljünk az egészségünkről, a hétköznapi gondjainkról, otthoni zűrjeinkről. Ezek a témák általában untatják a többieket, illetve úgy érzik, ezekhez nincs semmi közük. Elég baj, hogy vannak problémáink, de ezekkel ne terheljük a másik embert.
5. Ne változtassunk hirtelen témát!
Adjunk időt partnerünknek, hogy megeméssze a hallottakat, hátha van hozzá kérdése, véleménye. Ha túl hirtelen váltunk, azt udvariatlanságnak veheti a másik, vagy esetleg azt gondolja, hogy nem vagyunk kíváncsiak a véleményére. „Kevés ember figyelne arra, amit mondasz, ha nem tudná, hogy utánad ő következik” / E. Howe/
6. Mutassunk érdeklődést a hallottak iránt.
Nincs jobb beszélgetőpartner, mint az érdeklődő hallgató. Az igazi bölcsesség abban rejlik, ha valaki egy fontos kérdést megfogalmaz, nem pedig abban, ha helyes választ ad. A siker egyik kulcsa, hogy kérdezünk, a kérdéseink viszont mindig mutassanak érdeklődést.
7. Hozzuk vissza a témát, ha a beszélgetés elkalandozik.
Ezt kívánja az eredményesség, ezt kívánja a következetesség, hogy célunkat elérjük, és ezt követeli az udvariasság is néha. Sajnos könnyen belecsúszunk egy kellemes beszélgetésbe, ami valóban élvezetes, csak nem a tárgyról szól. Ha a beszélgetőpartnerünk szeret elkalandozni, segítsünk neki abban, hogy kedvesen meghallgatjuk, de mi nem vesszük fel a fonalat és nem kezdünk el sztorizgatni, mint ő. Udvariasan visszatereljük a szót a kezdeti témára és onnan folytatjuk.
8. Ne tegyünk „ex cathedra” kijelentéseket.
Aki állít, annak bizonyítania is kell, támasszuk alá bizonyítékokkal állításainkat, hozzunk fel példákat is, hogy szemléletesebbé tegyük mondandónkat. Használhatunk olyan szófordulatokat is, hogy: „az a véleményem,…”, „én úgy gondolom, hogy…”„úgy tűnik számomra, hogy…”„elképzelhető, hogy…”. Aki „ex cathedra” állításokat tesz, az lényegében önmaga megkérdőjelezhetetlenségét akarja bizonyítani. Ez az üzleti kommunikációban elég arrogáns dolog és a kommunikációs partner nem tetszését válthatja ki.
9. Kerüljük az erős érzelmi töltetű kifejezéseket, fordulatokat.
Kerüljük a gúnyolódást és a cinikus megnyilvánulásokat, a gúny nem humor, a cinizmus nem életbölcsesség. Még akkor is kerüljük, ha ez nem a másikra irányul. Ha valaki így viselkedik, akkor a másik joggal gondolhatja, hogy „…ha ez az ember így beszél másokról, akkor legközelebb rólam is így fog beszélni valahol…”. Ez pedig bizalomvesztést okozhat.
10. Vigyázzunk a humorral!
A humor kétélű fegyver! Sok függ a partner humorérzékétől is, a helyzet komolyságától, illetve attól, hogy a partner milyennek gondolja a szituációt. Sok függ természetesen az üzleti partnerrel való kapcsolat milyenségétől is. Tárgyaláson, megbeszélésen ne meséljünk vicceket, még jó kapcsolatnál is legfeljebb csak egyet.
Ha mindezt betartjuk, az természetesen még nem eredményezi a tárgyalás sikerét, de abban biztosak lehetünk, hogy jó tárgyalónak tartanak bennünket, mintha csak „ösztönösen” beszélnénk. Nosza, próbáljuk meg!
Dr. Mosonyi Tamás s.k. (s.k. = sikeres kommunikáció)