7 rossz kommunikációs szokás, amit mindenképpen kerülj el egy megbeszélésen

Kedves vállalkozó társam! Ebben a blogcikkemben szeretnék megosztani veled pár hasznos tippet, – bízva abban, hogy te is annak találod, – amire fokozottan figyelj oda, mikor egy üzleti tárgyalást lebonyolítasz. „A kimondott szónak súlya van”, – tartja egy magyar mondás, – és üzlettársaink gondolkodását erőteljesen befolyásolja az, ahogy velük beszélünk, amiket nekik mondunk. Figyeljünk hát oda, hogy mit mondjunk, mit ne mondjunk, és mi az, amit mindenképpen kerüljünk el, ha egy üzleti megbeszélést bonyolítunk le. Lássuk hát:

1. Ne beszélj többet, mint üzleti partnered

Sokan azt gondolják, akkor érnek el sikereket, ha lyukat beszélnek a másik hasába. El kell szomorítsalak, ha ennek a híve vagy. Sajnos üzletfeleink egyáltalán nem arra kíváncsiak, hogy mit szeretnénk rájuk tukmálni. Akkor vajon mire? Természetesen érdeklik őket az ajánlatunk, – különben meg sem hallgatnának minket, – ám előbb fel kell derítenünk azt, hogy igazából ők mit szeretnének, ők mire nyitottak. Ha ezt megtettük, akkor lehet majd testre szabott ajánlatot tenni.
Használd az ősi bölcsességet üzleti tárgyalásaid során, miszerint azért kaptál két fület és egy szájat, hogy kétszer annyit hallgass, mint amennyit beszélsz. A Szóműhely tréningen ezt 70/30-as szabálynak hívjuk. Tehát egy üzleti megbeszélésen 70%-ban hagyjuk üzleti partnerünket kibontakozni. Azt kérdezed, hogy tudod ezt elérni? Nos, megfelelő kérdésekkel. Hogyan kérdezzünk? Erről majd egy másik blogomban fogok írni neked.

2. Ne szakítsd félbe a másikat

Van egy jópofa nóta, ami így kezdődik: „Vettem a vásárban szájkosarat, pedig még csak kutyám sem volt…” Lebegjen szemed előtt ez az egy sor, mikor tárgyalni mész. Szájkosár legyen rajtad, ha a másik beszél. Ugyanis a legnagyobb illetlenség a másikat félbeszakítani, ha beszél hozzád. Miért alakult ki ez a szabály? Mivel mindenkinek az a legfontosabb, amit ő akar mondani, nem pedig az, amit te szeretnél. Fogadd ezt el! Sajnos még az sem ment fel a közbeszólás alól, ha hirtelen nagyon-nagyon fontos hozzáfűzni valód van.  Még az sem ment fel, ha a másik eltér a témától, vagy szerinted hülyeséget beszél. Hallgasd végig, hagyd, hogy befejezze és csak aztán szólalj meg. Tudtad-e, hogy készíthetsz jegyzetet, ha tárgyalni mész? „Simán”, ahogy felénk mondják, vagyis az teljesen természetes, hogy készítesz jegyzeteket az üzleti tárgyalás során. Bátran írd le, ha a másik közlendője közben neked bármi eszedbe jut, és ha befejezte akkor rápillantva már tudod is, hogy mire kell reflektálnod. Persze lehet akár memorizálni is, ami elhangzik, de egy tárgyalás néha oly hosszúra elhúzódik…így sok információ elveszhet. Ne szégyelld, „akinek nincs esze, legyen notesze.” A lényeg, hogy hallgasd meg, jegyezd le, de ne vágj közbe. Apropó, tudod, hogy meddig lehet egy medvével nyugodtan beszélgetni? Hát míg félbe nem szakít.

3. Ne beszélj fölöslegesen

Próbálj meg lényegre törően fogalmazni, hagyd a „sallangot”! Szorítkozz a lényegre! De tényleg! Nem kell többszörösen körül járni a témát, míg végül a lényegre törsz. Az elsőként említett kommunikációs szokás úgyis kimondja, hogy üzletfeled beszéljen többet, így hát légy lényegre törő. Kimondottan jó benyomást tudsz kelteni a másikban azzal, ha összeszedett vagy. Azt gondolják, hogy rend van a fejedben.  Ha azonban sokat beszélsz, „csacsogsz”, „karattyolsz”, „hadoválsz” akkor azt gondolják nem vagy eléggé felkészült, vagy nem tudod, hogy igazából mit is szeretnél. „Ne beszélj, hacsak nem javítod vele a hallgatást! Vannak, akik azért beszélnek, hogy elrejtsék a gondolataikat. Sokkal többen vannak azonban azok, akik a gondolkozás helyet beszélnek.”

4. Ne beszélj több síkon!

Azaz ne kalandozz el. A kalandozó magyarság ideje lejárt. Vannak, akik elkezdenek egy gondolatot, majd átugranak egy másik témára, ezt követőn ismét továbblépnek egy újabb témára, majd hirtelen visszaugranak az előző témára és végül visszatérnek az alapgondolathoz és befejezik azt. Totál káosz. Követhetetlen. Ne feledd a kontextus aranytörvényét, vagyis a másik honnan tudhatná, hogy mi van a te fejedben! Milyen ismeretanyag, milyen emlékek, milyen hivatkozások, vonatkozások stb. Ő máshonnan jött, más a története, mást tanult, másként élte az életét, mint te. Ha nagyon konfúzus vagy, nem fog megérteni. Törekedj az egyszerűségre!

5. Ne változtass hirtelen témát

A hirtelen témaváltással vagy összezavarod üzleti tárgyalópartneredet, vagy udvariatlannak tűnsz. Esetleg azt gondolja, hogy nem is vagy kíváncsi a véleményére. Egyik sem előnyös számodra. Adj neki időt, hogy megeméssze a hallottakat. Hátha van az általad felvázolt témához kérdése, véleménye. „Kevés ember figyelne arra, amit mondasz, ha nem tudná, hogy utánad ő következik” ( E.Howe)

6. Ne tegyél „ex cathedra” kijelentéseket

Az „ex cathedra” kifejezés jelentése az értelmező szótár szerint: „pápai széktől eredő, megfellebbezhetetlen, a csalhatatlanság látszatát keltve, feltétlenül helyes”. Ez arra utal, hogy aki így beszél, az azt gondolja, hogy neki feltétlenül igaza van. Márpedig ezt kevesen fogadják el.

Az „ex cathedra” kijelentések úgy nyilvánulnak meg a beszédünkben, hogy állításokat teszünk, és azokat nem magyarázzuk meg, hanem tényként közöljük. Ne feledd, aki állít, annak bizonyítania is kell. Mindig támaszd alá bizonyítékokkal állításaidat! Hozz fel példákat is, hogy szemléletesebbé tedd mondandódat. Használd a következő  szófordulatokat: „Az a véleményem,…” „Én úgy gondolom, hogy…” „Úgy tűnik számomra, hogy…”„Elképzelhetőnek gondolom, hogy…”

7. Ne keverd össze a cinizmust, szarkazmust a humorral

A humor jó dolog, és olykor hasznos is lehet. Segíti a kapcsolatépítést a két tárgyaló fél között, főleg, ha a másik is szereti a viccet. Ne feledd azonban, csak az a vicces, ami a másiknak is vicces. Tehát, bánj óvatosan a humorral! Sok függ a kapcsolat milyenségétől, a partner humorérzékétől is, a helyzet komolyságától egyaránt, illetve, hogy a partner milyennek gondolja a szituációt. A szarkazmus nem életbölcsesség, és a cinizmus sem humor. Soha ne viccelődj más betegségén, gyengeségén, vallásán, politikai beállítódásán. A humor jó dolog, kedves dolog, de bánj csínján vele.